事務作業を手放したらチェックだけで回るようになった｜株式会社オンズ

株式会社オンズの大久保と申します。大阪で飲食店を4店舗経営しています。

私は元々業態開発や店舗運営を担当していましたが、現在は新規出店の方に主に重きを置いています。

飲食の経営者向けスクールに参加した際、そこにURAKATAの吉田さんが来られていて、そのお話を聞き「これはすぐに申し込んだ方がいいな」と思って声をかけさせていただきました。他社での比較検討は一切していませんでした。

会社の中での事務作業等が少しずつ間に合わなくなってきたというのが最初のスタートです。

妻が事務を担当してくれていたので、バックオフィス業務はすべて任せていました。

日々の売上の誤差のチェックや、タイムカードのチェックですね。

1店舗、2店舗の時はなんとかやっていけたのですが、アルバイトの人数も50人を超えてくると、1店舗ずつ細かくチェックしていくのがかなり大きな負担になっていました。

金額が合っているかどうかの確認作業が本当に大変でしたね。

とりあえず「私が毎日しないといけないこと」が日課ではなくなったというのが、かなり負担を軽くしてくれました。

毎日見なきゃいけないというプレッシャーが少しずつなくなっていったイメージです。

正直なところ、毎日やるのが面倒くさくなってついつい他のことをやってしまい、「あ、忘れていた！」となることがあったんです。

日々の作業だと5分10分で済むはずが、後回しにしたせいで1時間かかってしまい、その間に別の仕事も入ってくる……という状態でした。

それがなくなったので、精神的にもかなり楽になりましたね。初月からその効果を強く実感していました。

月に1回、1時間ほどのミーティングの時間を取っていただきました。

私の場合は一気に全部をお願いするのではなく、「今月はこの範囲をお願いして、次の月にまたプラスでお願いする」という段階的な進め方をとりました。

次の月に「前回はこれで大丈夫でしたか？」と確認していただきながら進められたので、「困った」「全然違う方向になってしまった」ということは一度もありませんでした。

2ヶ月目以降は手放しで安心できる状態になり、質問も最小限でスムーズになりました。

日々の売上チェック、現金誤差のチェック、買い物等のレシートチェック、タイムカードチェック、そして会計業務として税理士さんにお渡しする資料の入力まで、すべてお願いしています。

給料計算や売上チェックに追われる日々から解放され、余裕をもって給与明細を作成できるようになりました。

他の業務に追われて後回しになることがなくなり、経営陣から資料を求められた際もすぐに対応できるようになっています。

以前はダラダラとやっていたのが、今はURAKATAさんにやっていただいた内容をチェックするだけで済むようになっています。

仕事量としては約80％削減され、今ではチェック業務が中心になりました。

めちゃくちゃ減っていますね。横から見ていても、普段の行動や表情にすごく余裕が出てきたなと感じます。

妻はもともとバックオフィス専門でやっていたわけではなかったので、どうしてもチェックミスなどが起きていたのですが、URAKATAさんが入ってくれたことでミスがなくなりました。

僕たちが資料を確認する際も「間違いのない正確なデータ」があるため、確認にかかる時間も大幅に短縮されています。

基本的には月に20時間です。足りないときは追加で時間をチャージしています。

基本は月に1回1時間のミーティングと、あとはLINEでのやり取りです。LINEはほぼ報告と疑問点の確認がメインですね。

最初の1〜2ヶ月でしっかり共有できたので、週に1回程度軽くやり取りするくらいでスムーズに回っています。

レスポンスも非常に早くて助かっています。ただ、私自身がついつい時間を忘れて17時以降に質問を送ってしまったりして、逆にURAKATAさんにご迷惑をおかけしていないか心配なぐらいです。

現在のところ、不便は特に感じていません。

月に一度のミーティングをしていただいていて、タイミングもこちらに合わせて柔軟に変更してもらえます。

ちゃんと家に帰って、余裕を持って夕食を作れるようになりました！

以前はハッと気づいたら夜7時を過ぎていて、スーパーでお惣菜を買ってきて「ごめんなさい…」と食卓に並べるような日もあったのですが、今は全然違います。

とても美味しくいただいています。本当にありがたいですね。

今のところパッと出てこないです。満足しています。

今年中に1店舗出店し、2030年までに計10店舗に拡大したいと考えています。

現在は居酒屋業態が多いのですが、今後は非アルコール業態も増やしていきたいですね。

また、組織作りとしても2番手・3番手の幹部を育てていきたいと思っています。

1つは、現在弊社のお仕事をお願いしながらマニュアル化していただいているので、今後はそれをさらに現場のスタッフにも落とし込めるような仕組みにしていきたいです。

もう1つは、僕たちが経営や現場で困ったときに壁打ち相手になっていただき、他社の事例なども交えながら相談に乗っていただけると心強いですね。

個人店の人ほどお願いした方がいいような気がしますね。

一番最初にお店を始めた時も、僕と妻が現場に出ていたのですが、現場の仕事をしながら経理作業をしてみたり、資料作成なども自分たちでやっていました。

どうしても自分たちの時間がどんどん削られていき、お店でのパフォーマンスも出せなくなっていたという背景があります。

できることならURAKATAに任せて自分たちの時間に余裕を持ったり、本来のコア業務である仕事のパフォーマンスを上げるために活用するのが良いと思います。

デメリットは一つもないので、導入をおすすめします。

壁打ちを通して、業務の改善点もわかるようになるので、気持ちの整理や頭の整理ができるようになります。