事務業務をアウトソーシングしたらコア業務に専念できるように！｜株式会社ポンティリンク

はい。メインは飲食業で、鴨そば専門店やカラオケバーを営んでいます。さらに別業態としてドライヘッドスパ専門店「癒し〜ぷ」の河原町店・梅田店の経営も行なっており、幅広く事業を展開しています。

もともと御社の代表の吉田さんと知り合いで、吉田さんのXもフォローしているんですが、そこで「URAKATA」というサービスを展開されていることを知りました。それまでも吉田さんにはWEBマーケティングに関して的確なアドバイスをいただいたりとお世話になっていたので、「吉田さんがやることなら間違いない」と興味をもったことが最初のきっかけです。

バックオフィス業務に関しては、ほぼすべて私が対応していたので、私のリソースが圧迫されていました。ただ業務量的にスタッフを1人雇うほどでもなかったので、私がやるしかないという状態だったんですね。

でもURAKATAさんなら月に20時間から低コストでバックオフィス業務依頼できる。まさに私が抱えている悩みを解決できるサービスだと思い、導入を決めました。

採用管理と、入社手続き、シフト管理もお任せしています。採用管理については、これまでは求人に応募があった場合、私が応募者一人ひとりにメールを返信していたので手間も時間もかかっていました。今はURAKATAさんが返信メールをテンプレート化して代わりに返信してもらっているので、かなり楽になりましたね。

また、応募者との面談に関しても、オンラインの面談予約システムを導入するところから対応してもらえました。今ではメールのやりとりで日程調整しなくても面談のスケジュールが自動的に私のスケジュールのカレンダーに入ってくるようになって、Zoomを開くだけで面談ができるようになったので、手間が省けてとても助かっています。

入社時に必要な事務手続きはほとんどすべて代行してもらっています。採用になった方の社員情報を取得するところから入社時の事務手続き、社員情報をリスト化して管理できるようにするところまでお願いしています。

単純に、リソースが増えたというのがまず大きいですね。パソコンを開かなければいけない業務が減り、スマホで移動中でも対応できるようになったので、パソコン開くのは夜だけになりました。

特にシフトの作成やその前準備が一番の負担だったのですが、私はもちろんシフトを管理しているスタッフの負担も抑えられて、コア業務のリソースを増やすことができました。

あとは、バックオフィス業務がよりスムーズかつ安心して進められるようになりましたね。何か困りごとや不安な点があったときに、URAKATAさんに相談すればすぐに解決策を提案してもらえるので。

一つ例をあげると、新しく人を採用して研修を行うときには資料の配布するのですが、研修中や研修後に辞めることになったときに、そのまま資料が持ち出されてしまうので、ノウハウが外に流出してしまうのではないかという不安があったんです。

それをURAKATAさんに相談したところ、秘密保持契約の締結と、研修用の資料をgoogleドライブに保存することを提案してもらえました。今では研修中の方には資料へのアクセス権限を付与して、辞めた方の権限は削除して閲覧はできないようにするように対応してもらっているので、安心して研修を進められています。

実は最初のころは、何を依頼したらいいのか、どんなことまでやってもらえるのか分からず、上手く伝えることができなくていつもモヤモヤしていました。でもURAKATAチームの皆さんが、細かくやりとりする中で上手く引き出してくれて、依頼するタスクを整理できたので助かりましたね。

私のつたない説明から必要なタスクをピックアップして管理シートまで作成してもらえてありがたかったですね。それだけでも依頼した価値があったなと思っています。

実は、最初のころはLINEでの連絡も挨拶文などを入れて丁寧に返信していたのですが、それだと連絡に時間がかかるので少し負担に感じていました。それで、1ヶ月経ったころに「お互いにフラットな関係になりましょう」と挨拶文などをやめることを提案したんですね。

今では本当に必要なことだけをパッと送れるようになって連絡するのがかなり楽になりました。でも、こうなれたのはミーティングでしっかりとコミュニケーションをとって関係値を作れたからだと思います。

まず、稼働に関する結果報告ですね。前月の引き継ぎ事項や、今月対応したことを細かく報告してもらっています。あとは、前回のミーティングで保留になっていた件もリマインドしてもらったり。私が忘れてしまっていても、フォローしてもらえるので助かっています。

また、不備などがあったとしても、それを改善できるようにしっかり提案してくれるのも好印象です。すごく円滑なミーティングができていると思います。

好調なので、新店舗の展開も視野に入れています。そのときには、色々お願いしたいことも増えると思うので、URAKATAさんの稼働を増やすことを検討したいと思っています。また、ほかの方にもURAKATAを勧めていきたいですね。

私と同じように「一人雇うまでもないけど日々の業務に追われてやるべきことがやれていない」というような人ですね。

あと、使わなかった業務時間は繰り越せるから、コストパフォーマンスを重視する人にもおすすめです。逆に業務時間が足りない場合には追加チャージができるところも便利ですよね。月によって依頼したい業務量が変わる企業にも向いていると思います。