業務フローの改善サポート+事務代行で生産性がアップ！｜株式会社FDC

はい。現在、神戸・姫路・大阪にサロンなどの店舗を4つ運営しているほか、不動産事業や店舗の内装工事なども展開しています。

事務のスタッフが休日出勤が必要だったり、現場管理のスタッフが書類の整理などにリソースを取られていたりしていて、事務関連のタスクの負荷が高い状態だったんです。

とはいえ、事務のスタッフを採用するとなると固定費も上がるし、業務を指導するにも時間や手間がかかるので、悩んでいたんですね。外部で依頼することも検討をしていたところに、タイミング良くURAKATAの紹介を受けて、導入を決めました。

最初の1ヶ月は、今までなんとなく理解していた受注から入金までの業務のフローを可視化するところからスタートしました。

業務を依頼する前に、まずは現状の業務の改善をサポートするという流れでしたね。

ありますね。社内にいたら中々見えない問題点を外からの視点で指摘してもらえて、的確な改善策を提案してもらえたので助かりました。

本当に細かい部分まで業務フローをしっかりと見直してもらえたのが印象的です。

出張時などの宿泊先の手配を含む秘書業務全般に、店舗のブログ更新、見積書や契約書などの書類の作成、管理用のスプレッドシートの作成など、多岐にわたって業務を依頼しています。

あとは、スポットで現場に貼る注意事項などの掲示物のデザイン業務などもお願いしたりもしています。

本当に依頼できる業務の幅が広いのが助かっていますね。一般的な事務スタッフでは対応が難しいような業務でも、URAKATAならほとんど対応してもらえるので便利です。

契約書などの書類の作成などは日々発生するので、ルーティーン業務の依頼のほうが多いですね。

その他に人手が足りない部分があれば、「URAKATAさんに一回お願いしてみるか」という感じで利用させてもらってます。URAKATAさんも内容によっては対応が難しいこともあるかと思いますが、今のところ依頼してみて、「できない」と言われたことはないので、助かっています。

使い切れていますね。1回、業務時間を追加した月もあるくらいです。

あと、事務のスタッフの一人が結婚したことで勤務時間が減ったんですけど、その分の業務をURAKATAさんに依頼したりもしていて、うまく使えていると思います。

そのニーズは多いと思います。スタッフが辞めるわけじゃないけど、人手が足りないようなとき、新しく人を雇って業務を教えるとなったら大変ですけど、URAKATAさんなら引き継ぎも圧倒的に上手いですし、バックオフィス系の仕事は全部依頼できる。すごく便利だと思います。

業務に関する説明などは担当の社員が定期的なオンラインミーティングで行なっていますね。

私自身は業務の依頼などはすべてLINEで連絡してます。連絡がLINEで完結しているのは、手間も時間もかからないので、すごく楽で便利だと感じています。

自分じゃなくてもできる業務による負担が大きく、コア業務に集中できてないという人は、導入すべきだと思います。

そういう自分のコア業務の時間を増やしたい人はもちろん、人手が足りないけど事務スタッフを一人雇うまでもないと悩んでいる人も、一回試してみてほしいと思いますね。

特に、スタッフが1～2人の小規模の企業を経営されている方におすすめです。現場で18～19時まで仕事して、その後に1～2時間ほど書類作成などの業務が必要な状態なら、URAKATAに月20時間の業務を依頼したほうが業務の生産性が上がると思います。

直近3年の目標は、年商10億、利益1億を出す会社にすることです。特に店舗の改装などの建設業を伸ばしていきたいと思っています。そのためには、また業務フローを整える必要があるので、色々と見直しているところです。

そのあたりもまたURAKATAさんにサポートしていただけたら、さらに拡大していけると思うので、よろしくお願いします。

「その業務、本当に自分でやるべき業務ですか？」

私の会社の幹部スタッフたちは、URAKATAを導入してから時間ができたことで、非常に生産性が上がっています。

事務作業が減れば帰宅時間が早くなり、家族と過ごす時間が増えるなど、経営者もスタッフも生活の質が高まります。ホワイト化を目指す企業にもおすすめですね。ぜひ一度検討してみてください。