雑務を丸ごと外注したら、戦略を練る時間が増えた！｜株式会社Dazy

よろしくお願いします。

株式会社Dazyは、飲食店を今4店舗経営しております。また、そのほかに飲食店に対するSNSのサービスや、外部のYouTubeの撮影・編集なども事業として行なっています。

ありがとうございます。

ZOTの黒瀬さんがやっている「飲食経営の学校」っていう経営塾に、従業員と通っているですけど、そこにいつも請求書の入った大きいカバンを持って行っていたんです。当時は自分で請求書周りの業務を全部やっていたので。

そのカバンを見た人はからは「何それ」と、よく言われていて。でもそのときに「URAKATAっていうサービスがあるんだけど、それを導入したら林くんがやる意味がない業務は、全部投げれるんじゃない」というアドバイスを受けたんです。それで興味を持って問い合わせてみたというのがきっかけです。

そうですね。請求書を回収して、それをPDF化して税理士に送ってたんですけど、回収するのが大変だったり、1枚1枚PDF化が必要で「なんで自分はこんなことやってるだろうな」と思うことはたくさんありました。

はい。URAKATAを導入したばかりのころは、ちょうど4店舗目を出してすぐぐらいだったかなと思います。

そうですね。最近は現場もフルで入るわけじゃなくなってきたんですけど、当時はまだ毎日現場に入ってたので、月に1回請求書の時期は、夜な夜な作業して翌朝は店舗でランチの業務に出る、みたいな感じでした。

まず「どういう業務をやって欲しいのか」ということについて丁寧にヒアリングしていただいたなっていうイメージがあります。

SNSの運用とかを依頼している企業さんもいると思うんですけど、私はどっちかって言うと社労士や税理士とのやり取りや打ち合わせだったり、起業した当時は「自分でやらなくちゃいけないけど雑務だよな」って思っていた業務を全部丸投げしてやってもらっています。

確か初回だけ私も一緒に打ち合わせ入っていたんですけど、今はURAKATAさんと税理士さん、URAKATAさんと社労士さんでそれぞれ進めてもらっています。

私がやりとりしていた士業の方とのグループLINEにもURAKATAさんに全部入ってもらって、「どういう風に進めてくのが楽なのか」みたいな打ち合わせから実際の業務まで整えてもらったのが、最初の1ヶ月だったなっていう感じです。

ベースは飲食なので、支払いが必要な業者さんが結構多岐に渡るんですね。それで、その請求書をPDFにまとめて、銀行で支払いできるよう準備するところまで対応してもらっています。

あと、現金でスーパーなどで買い物するシーンが多々あるので、そういう小口伝票の仕訳作業や、クレジットカードで支払ったものの仕訳作業も依頼しています。

映像部門の方で言うと、売掛金が発生するので、請求書の管理や入金の確認を対応してもらっています。

そうですね。あとは、店舗関連の業務では、よく納品伝票ベースで本月の減価率を出していて、スプレッドシートで今月いくら物を納品したかを見て、売上に対してそれは何％なのかっていうのを日々追いかけているんですが、URAKATAさんに納品書と請求書とが正しいかどうかの突合せの作業も対応してもらってます。

はい。本当にありがとうございます。活用させてもらっています。

今は基本的に三井友銀行のWEBバンキングで、URAKATAさんに支払いの準備や設定をしてもらって、私は承認するだけっていう状態になってます。

一応ほかに城北信用銀行さんと群馬銀行さんも使用しているんですが、そこでは入金や融資の返済のみで振り込みとかはしないので、三井住友銀行のほうで対応してもらってます。

私がやっていた方法が非効率で、「もっとこういう風にやった方が効率いいんじゃないか」みたいことをアドバイスしてくださって、他社さんのアイデア・やり方を参考に私の方にも使ってくれたのが良かったです。

今まで私がやってたやり方がそもそもナンセンスだったのが、センスが良くなって時間効率も良くなったというのを、すごく感じましたね。

基本的にLINEです。社員の中でも店長や請求書を扱うスタッフが全員が入ったグループLINEと、税理士さんがいるグループLINE、社労士さんがいるグループLINEがあって、それぞれの要件にあった内容をそこで話してるっていう感じですかね。

基本的にLINEで話していて、内容が複雑になったときにZOOMでミーティングをしているという感じです。

だいぶ楽になったなていう感じで、正直ないんです。

逆に「こんなに楽しちゃってて私大丈夫かな」って思うぐらいで。今のところはないですね。

大きく変わったのは、やはり請求書を回収してPDF化して税理士に送る作業とか、給料の計算をして社労士さんとやりとりをして給料の振り込みをする作業みたいな雑務として抱えてた部分を自分がやる必要がなくなったので、時間に余裕ができて現場に集中できるようになりました。

また、今は現場も人が多くなってきて、私が現場に入る頻度が減ってきたので、会社を今後どうするとか、店舗もうちょっとどうやったら良くなるかなっていうことを議論する時間が増えたなっていうのを感じてます。

今年2店舗出したいと思っていて、全然物件が見つからなくて、どうしようっていう状態ではありますが、出す予定です。

基本的には経理とか人事とか、そういう部門を作るほどの規模じゃない人で、社長自身で全部やってる場合は、すぐにURAKATAさんにお願いしたほうがいいです。やはりトップはコアな業務に頭を使うべきだなと感じるので。

雑務に時間を使ってる経営層がいるんだったら、URAKATAさんは使った方がいいんじゃないかなと思っています。

飲食店として、飲食企業として、これからも店舗を広げて飲食業界の中でも大きい会社になれるように、今後もしっかり成長していきたいと思ってます。

検討してるってことは多分雑務とか抱えていたり、ほかの人に振らなきゃいけないなって頭では分かってる状況だと思うんです。もう検討するんだったら、早くやった方がいいですよって言いたいですね。

私もそうでした。私もずっとURAKATAを導入するか迷っている期間が4～5ヶ月あったんですけど、すでにURAKATAを導入している人に「いやそのスピード感じゃダメだよ」って結構言われて。でもやってみて言ってた意味がようやく分かりました。

迷ってるんだったら早くやったほうがいいなと思います。

基本的に私が全部やってみてから人に振りたいので。新しい店舗出した時も、キッチンもホールも全部私ができて、誰かが抜けた時に欠員員を埋めれるようになったら人に任せて次に行く、みたいなことをし ていたので、雑務もそうかなって当時思っていたんです。

税金や請求書関係も全部理解して自分でやって、雑務も誰かに振りたいけど、自分ができていないのに人に振るのは違うかなと思っていたので迷っていました。

いやもう本当に感謝してます 。いつもありがとうございます。