事務や雑務での残業は不要！働き方が改善できた｜株式会社FDC
株式会社FDC様は、神戸を中心に店舗の改装や新装工事などの工務店業務を展開されている企業です。
URAKATAは、2024年10月より導入されています。今回は、専務取締役の上園様にURAKATA導入前に抱えていた課題や導入後の感想などについて、詳しくお話を伺いました。
URAKATA導入前の課題
事務員がパートスタッフで勤務時間が少ないため、足りない部分の事務作業は現場のスタッフが自ら対応しており、事務業務よる負荷が高い状態だった。
依頼内容
見積書や請求書、契約書などの書類の作成業務など
URAKATAを導入して良かった点
・リソースが増え、コア業務に集中できるようになった。
・事務作業苦手なスタッフの精神的なストレスが軽減できた。
・「URAKATAがないと困る」となるほどに雑務を巻き取ってもらっている。
URAKATAの導入背景
本日は株式会社FDC、専務取締役の上園さんにお越しいただきました。よろしくお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
早速ですが、まずは簡単に事業内容のご紹介をお願いいたします。
当社は、兵庫県の神戸市で主に店舗の改修工事や新装工事などを請け負っております。
ありがとうございます。上園さんは、現在どのような業務を担当されているかをお聞かせいただけますか？
僕の担当業務は、主に店舗の改装工事の現場管理や工程管理などの進捗管理です。社内では、他の従業員の内政管理なども担当しています。
上園さんは社内で幅広くご活躍されていいて、重要かつ責任感が必要な業務を担当されているという印象なのですが、UAKATA導入前に負担になっていた業務など、抱えていた課題について教えていただけますでしょうか。
はい。URAKATAを導入前は、基本的に事務員さんに事務仕事お願いしてたのですが、パートさんなので、勤務時間が短かったり出勤日数が少なかったりして、結局足りない部分は自分で現場から帰ってきた後にやったりしていたんです。
それで僕や僕以外の社員も帰る時間が遅くなってしまっていて、スタッフが疲弊していたところが課題としてありました。
上園さんを含めてスタッフさんの負担が大きいことが、URAKATA導入のきっかけになったのですね。
URAKATAの導入後の変化
現在はURAKATAにどのような業務を主に依頼いただいていますか？
業務上、見積り書や請求書の数がかなり多いので、主に書類周りの事務作業をお願いしています。
元々やっぱり職人出身だったりして、事務作業苦手な人間が社内に多いので、そういう苦手な作業を巻き取っていただけているのは結構助かってますね。自分のコア業務に当てる時間が長くなったと感じています。
ありがとうございます。上園さんのコア業務に費やせるが増えてきているとおっしゃってくださったのですが、ご連絡いただく時間を見ると、結構夜遅くまでバリバリとお仕事されているなっていう印象があるんですが、何かまだURAKATAのほうで巻き取れない作業があるという感じなのでしょうか？
URAKATAにできないっていうわけじゃないんですけど、業体的に突貫で対応しないといけないことも中にはあるので、そういう部分は自分でやらざるを得ないかなっていうところです。
それでも自分のキャパ自体が増えたかなっていう実感はあるので、そこは良かったと思っています。
良かったです。URAKTAにご連絡いただく時間が夜中の12時を回っているときもあるため、しっかりとお休みをとれていらっしゃるのかなという心配が少しありました。
全然大丈夫です。僕は子どもの顔を見るために1回家に帰ってご飯食べて、それから仕事してるだけなので。
いいですね。素敵です。可愛いお子さんの顔を見たら、もう元気がでますよね。
帰ったときに子どもが寝てしまってたらちょっと寂しいので、1回帰って顔を見て、子どもが寝てからもう1回仕事始めてるっていうだけなんです。なので、そこは全然負担じゃないですね。
私も子どもが5人いるので、すごく分かります！
URAKATAスタッフとのコミュニケーション・ご要望について
現在、URAKATAのスタッフとのコミュニケーションは、どのように取っていらっしゃいますか？
基本的にはLINEでやり取りさせていただいます。
また、新しい業務を依頼とかするときには、毎回Zoomで打ち合せさせてもらってますね。
FDCさんとは、スタッフの皆さんのお顔を拝見しながらしっかりとコミュニケーション取りつつ、業務の効率化も進めさせていただいているという印象です。
現在、上園さんと私が連携を取らせていただいて、URAKATAでできる作業を作業を巻き取らせていただいてるのですが、何か新しいご要望はございますか？
僕もちょっと思っていることなんですけど、先日、ほかの会社にURAKATAのサービスを紹介したときに、土日とか夜間もオプションでもいいから依頼できるといいなという要望はありましたね。
オプションで現在は対応していない土日や祝日、遅い時間帯でも作業の依頼ができるればってところですよね。
そうですね。そんなすぐにって話じゃないですけど、今後そういうサービス展開みたいなのもあったら面白いかなというのは思いました。
ありがとうございます。 上園さんの中で、土日や祝日でも対応して欲しいなと思っていらっしゃる作業というのは、見積書の作成業務などでしょうか？
そうですね。僕らはお客さんが店舗さんというのもあって、普通の会社とは違って不定休なので、土日も平日と感覚的に変わらないんです。それで、たまに土日にも依頼してしまって、「あ、間違えた。土日だった！」みたいなときもあります。
そうですよね。本当に数分で対応できる見積書の作成業務などが、土日や祝日は対応できないというのを、もどかしくは感じています。
FDCさんのスタッフさん用の日報のグループLINEにURAKATAも入らせていただいているのですが、お仕事の流れやお休み状況を拝見していると、本当に土日や祝日は関係なくお仕事されているのがわかります。
ちなみに、お休みはスタッフさんご自身で申請されて取得する形なのでしょうか？
そうですね。基本的には月の始めに希望を出す形で、アルバイトのシフトみたいな感じですね。
そうなんですね。皆さんバリバリと活躍されていて、それが結果に出ていらっしゃいますよね。
FDCさんの代表の船富さんのお話も伺っていて、目標を高くもっていらっしゃることを感じているのですが、どんどんFDCさんが有名になっていっているので、「すごい」と思っております。
いやいや、それはLISHさん（URAKATAの運営会社）のほうがすごいですよ。勢いが。
ありがとうございます。改善点などもお知らせいただければ、対策できるよう体制を整えていきたいと思っておりますので、そういったところも正直にお伝えしていただければと思います。
現在、何か懸念な点などございますか？
いや、今はないですよ。
1点だけしいて言うなら、シートの作成の業務などは、ちょくちょく確認したほうがいいと思います。
データがずれたまま100%で提出するよりも、60%ぐらいの段階で1回確認できるように連絡してもらえたほうが、ずれなく進められるかなと思うので。こまめに確認していただきたいかなっていうのは昨日思ってました。
ご指摘ありがとうございます。現状は、100%に近い状態で「できました」とご報告をさせていただいている流れになっているので、今後は50%、60%の段階でご確認いただいた上で、100%に仕上げるように改善したいと思います。
そういったお声をいただけるとありがたいので、ぜひ今後もお伝えいただければと思います。
URAKATAはどんな人におすすめ？
先ほど、ほかの会社様にご紹介されたというお話しをしていただきましたが、URAKATAはどんな方におすすめできますか？
僕らみたいな建設業とかで外回りが多い職種の方にはもちろんおすすめですし、技術職・専門職の方も活用できるんじゃないかなと思います。
事務仕事自体が自分の本職じゃない方だったら、誰でもURAKATAは活用できると思いますね。
ありがとうございます。雑務を社長さんやご家族の方、または上園さんのように専務の方が対応されているという企業様が、たくさんあると思います。雑務や事務作業などは、もうすべてURAKATAに丸ごとご依頼いただいて、コア業務に専念していただけるようにサポートしていきたいなと思っております。
最後に、URAKATAの導入を検討されている方や、初めて知った方へのメッセージをお願いいたします。
僕は結構慎重なタイプなので、最初は正直、「ほんまにいるかな」って思ってたんです。
だけど、いざ使い出したら「URAKATAがなかったら、めちゃくちゃ困るな」という感じで、頼んで良かったと思ってます。
多分、僕みたいに慎重な性格の方の中にもいらっしゃると思うんですけど、1回使い出したらやめられないくらい便利なので、ぜひ試しに1回使ってみてください。
ありがとうございます。いざ業務を外部に任せてるとなると、やはり悩まれる方は多いのですが、実際URAKATAをご活用いただいた際には、「1スタッフとしてURAKATAというメンバーがいる」っていう感じになるため、「ちょっと抜けると困る」みたいなお言葉をいただくことが多いです。上園さんからも同じように言っていただいて、とても嬉しく感じています。
FDCさんのお仕事は、私が担当させていただいてるのですが、クオリティやスピード感、コミュニケーション面など、ご満足いただいてるのかなと思いながら、作業させていただいておりました。
いつも感謝してますよ。ありがとうございます。
最初の1、2 ヶ月ぐらいは慣れていただくのに時間が必要だったりもしましたが、1回慣れてくれたらもうスムーズにこなしてくださるので。リード感もありますし、大満足してます。
ありがとうございます。FDCさんは、最初に業務改善プランを利用していただいていて、「どのようにフローを作って作業を巻き取らせていただいたらいいか」という点も、責任者の森がフローを図面で作成していただいたので、それをこれからもご活用いただければと思います。
わかりました。ありがとうございます。
本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました！
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