社長必見！雑務を手放して挑戦できる環境に｜合同会社eN
合同会社eN様は、ドライヘッドスパ専門店「癒し～ぷ」のほか、美容系サロンを計4店舗運営されている企業です。
URAKATAは、2024年10月より導入されています。今回は、代表の眞部様にURAKATA導入前に抱えていた課題や導入後の感想などについて、詳しくお話を伺いました。
URAKATA導入前の課題
本業のスタイリスト業務をやりながらスタッフの給与関連業務をはじめとした事務作業をすべて代表の眞部さんが対応されていて、負担ががかなり大きかった。
依頼内容
給与計算や振込の準備、経費科目の書き出し、スカウトメールの配信など
URAKATAを導入して良かった点
・感覚で対応していた業務を可視化することができた
・最初に指示をすればその後自動的に業務を進めてらえるため、助かっている
・手作業でやっていた業務を手放すことで、時間的・心理的負担が軽減した
・URAKATAスタッフのコミュニケーション能力が高く、依頼しやすい
URAKATAの導入背景
本日は合同会社eNの眞部さんにお越しいただきました。よろしくお願いいたします。
よろしくお願いいたします。
早速なのですが、まずは事業内容のご紹介をお願いいたします。
東京都の立川市で、美容系サロンの運営をしております。美容系サロンと言いましても色々ありますが、私が運営しているのは美容室が1店舗と、まつ毛＆ネイルのサロンが2店舗、あとはドライヘッドスパ専門店「癒し～ぷ」のフランチャイズ加盟店が1店舗です。現在、合計4つのサロンを運営をしております。
素敵です。今は男女問わず美容サロンを利用していますよね。女性は特にまつ毛エクステやまつ毛パーマを利用する方が多いですし、私も実際まつ毛パーマをしているので、そういう店舗がたくさん増えれば良いなと常々思っております。
それでは、眞部さんがURAKATAの導入を決められたきっかけをお伺いしても良いでしょうか？
はい。URAKATAの運営会社のLISH代表の吉田さんも「癒し～ぷ」のオーナーとして加盟されていて、そのつながりからURAKATAというサービスがあるということを知り得たんですけど、「どういうサービスなのかな」と興味をもっていたところ、Xで頻繁に投稿やリポストを目にして、調べてみたら「すごく良さそう！」と思って、ご連絡をして打ち合わせをさせていただいた、という流れですね。
色々とSNSでリサーチされてURAKATAに興味を持っていただいたのですね。ありがとうございます。
実際に導入されてみて、最初の1ヶ月の流れや印象はいかがでしたか？
感想としては、まず自分のやっている業務を可視化する必要があって、それが自分の業務の見直すことにすごく役に立ったなと思いました。
あとは、最初の1ヶ月間は依頼する業務のベースを作っていくっていうところが、非常に重要な作業かつ細かい作業だなていうところは感じて、ちょっと心折れそうなときもありましたけど（笑）、あの1ヶ月間しっかりやったことで、次の月から業務をスムーズに対応してもらえるようになったので、良かったなと感じています。
ありがとうございます。ちなみに、心が折れそうになった点について詳しくお伺いしても良いでしょうか？
うちの会社もそんなに大きい組織じゃないので、自分が感覚的にやってたり、頭の片隅に置いてあったりした業務が非常に多かったんですね。
それをスプレッドシートとかで可視化したり、言語化したりして いくっていう作業に想定していたより時間が必要だったので、その時間を捻出をするっていうところに関しては、ちょっと心が折れそうだったかなというところですね。
ご多忙な社長様の多くは、頭の中でタスクを組まれていたり、様々な業務をご自身のやり方でスムーズに行われていたりするんですけども、それを可視化・言語化して、マニュアルを作成していくとなると、その頭の中にあることを1つ1つ分解していく必要があるんですね。
そのため、ご多忙のなか本当に恐縮なのですが、皆さまに一旦そこでお時間はいただく流れにはなっております。ちなみに業務を可視化したあとは、スムーズに進められましたでしょうか？
業務を可視化して共有させていただいたあとは、リアルなところ1ヶ月とか1ヶ月半ぐらいは、お互いの認識をすり合わせいく必要はありました。
でも、そこを乗り越えてしまえば、ほぼ自動的にチェックもするかしないかレベルで業務をお願い できてるので、すごく助かるなと思っております。
依頼業務について
URAKATAには主にどんな業務をご依頼していただいていますか？
メインでお願いしているのは、従業員の給与計算です。
それ以外には、1ヶ月ごとに自分のほうで管理しているPLを作成するにあたっての、経費科目の書き出し作業をお願いしています。あとは、採用する際のスカウトメールの配信なども対応してもらっています。
ありがとうございます。スタッフの方の給与計算や振込に関する業務などは、URAKAを導入される前はどのように行なっていらっしゃったのでしょうか？
この業界だと、歩合だったりとか各個人の各月の成績によって給与が変わってくる部分があるんですけども、それを1から10まで全部自分で手作業で計算して振り込みまで対応していたので、すごく負担の重い業務でした。
お忙しい店舗の業務が終わったあとも、手作業での事務作業が必要だったというのは、すごく大変な状況だったのではないかと思います。
URAKATAを導入いただいた後は、給与計算まわりの業務はどのように変化されましたか？
給与計算の元となる情報を算出する業務、それに従ってデータを打ち込んで確認する作業など、すべての業務をURAKATAに対応してもらっているので、私がやるのは最後の振り込み作業だけになっています。
現在は、こちらで給与計算をして、その情報をシートにまとめて眞部さんにお渡ししているという流れですね。URAKATAが対応した内容をご確認いただくことはあるかなと思うのですが、できるだけ雑務をこちらで巻き取って、眞部さんの負担を軽くできればと思っております。
ありがとうございます。非常に助かってます。
すごく嬉しいお言葉です！ありがとうございます。
URAKATAスタッフとのコミュニケーションについて
URAKATAスタッフとのコミュニケーションは、どのように取っていらっしゃいますか？
主にグループLINEでコミュニケーションを取っています。
その中での コミュニケーションの取り方としては、思っていたよりすごくフランクに接してくれてるなっていう感じがします。もちろん、私に合わせてくださってるのかなっていうのもあるんですけれども、すごく私が依頼しやすい環境を作ってくださっている感じがして、しっかりコミュニケーションが取れている印象です。
しっかりと業務も対応することは大前提として、コミュニケーションはあまり堅苦しくなりすぎないようにしています。やはりコミュニケーションはどうしてもスムーズに業務を進める上で大事になってくるので、こちらは引き続き強化したいと思っております。
今担当させていただいている佐藤は、秘書の経験があって高いコミュニケーション能力をもっているので、今後も安心してお任せいただければと思います。
URAKATAへのご要望は？
URAKATAに対して、新たなご要望などはございますでしょうか？
事務作業に関しても、お願いしたいことがまだ色々とあるのですが、ちょっとまたベクトルの違う話で、マネジメントを代わりにしてくれるサービスがあるとすごく嬉しいなと思っています。
ありがとうございます。具体的には、どのようなマネジメント業務の依頼を希望されていますか？
組織として動いていく中で、業務は大きく「経理などの事務作業」と「人材マネジメント」の2つに分かれていくと感じています。
現在、URAKATAには経理などのバックオフィス業務をお願いしていますが、今後は人材マネジメントの部分、たとえば1on1ミーティングの実施や、社員のモチベーション管理といった領域もサポートしていただけると、とても助かります。
そうした業務をお任せできれば、私はよりコアな業務に集中できるようになるので、もしそのようなサービスがあれば、ぜひ利用したいと考えています。
承知いたしました。そちらも巻き取れるように検討させていただきます。マネジメントは、専門性の高い業務にはなってくるので、少しお時間いただくかなと思いますが、またどのように進めていくか改めてお伝えさせていただければと思います。
よろしくお願いいたします。
弊社の課題としては、マネジメントっていうところが一番大きいので、 そこを巻き取っていただけると、すごく助かるなと思ってます。
承知いたしました。改めてミーティングを設けさせていただきますので、よろしくお願いいたします。
URAKATA導入後の変化について
導入前と導入後で、普段のご自身の業務や仕事の仕方はどのように変化されましたか？
私もまだ美容師・スタイリストとして、お客様の髪の毛を切っているので、自分の業務としては、スタイリスト業務と、経理・事務の作業、あとは社長業務の3つがあるんですけども、それの割合が変わりました。
以前は、スタイリスト業務が60%で、経理・事務作業が20%、社長業務が20%という割合だったんですけども、現在は、経理・事務作業の20%がほぼカットされたなっていう感覚です。
20%空いたぶんは、社長業務やスタイリスト業務を増やすことができて、今までやってたタスクや本来やるべき業務っていうところに時間をかなり割けるようになりました。
サロンで「お客様お一人ひとりを素敵な姿に仕上げる」というお仕事をしつつ、社長業務や事務作業もやるとなると、本当にお忙しいですよね。
事務作業や雑務は少しずつURAKATAで巻き取らせていただいてるかと思いますが、社長業務に関しても、おそらく細分化していくと雑務になる部分もあると思うので、そちらもURAKATAで巻き取っていけば、さらに眞部さんの負担を減らしていくことができます。
今実感していただいている変化を、もっと大きくできるように、これからもさらにURAKATAをご活用いただければと思います。
ありがとうございます。
URAKATAはどんな人におすすめ？
URAKATAはどんな人におすすめできますか？
先ほどもお伝えした通りなんですが、実際に使ってみて、やっぱりこのサービスは、「現場の業務やいろんな雑務を抱えてる社長さん向けだな」とすごく実感しました。
特に、従業員が少なくて、社長さん自身がいろんなタスクをこなしているような会社には、本当にぴったりのサービスだと思います。
URAKATAでは、社長様ご本人のお仕事だけじゃなくて、社長様をサポートされているスタッフの方のお仕事をお手伝いすることもあります。
それから、ご夫婦で会社を経営されている場合は、奥様が事務作業を担当されていることが本当に多くて、そういったケースでは奥様とやり取りしながら、できるところをこちらで巻き取らせていただくこともよくあります。
なので、眞部さんのお仕事はもちろん、それ以外にもスタッフの方々が負担に感じている業務や、外部にお願いしたいと考えている業務があれば、ぜひお声をかけていただけたらと思います。
ありがとうございます。そうなんですね。そういう利用方法があるということを改めて知れて良かったです。
ありがとうございます。良かったです。本当に色々な方法でサポートが可能ですので、お気軽に担当の秘書にご相談いただければと思います。
今後について
次に、眞部さんの今後の展開について教えていただけますでしょうか？
弊社は今年で8年目になるんですけど、改めて「もっと組織として大きくしていきたいな」という思いが強くなっています。
今年の4月からは、組織図の見直しなどにも取り組み始めており、より強く、そして将来的には大きな組織へと成長させていくことを目指している段階です。
まだ、店舗を増やしたりとか、従業員を増やしたりするところまでは具体的に考えていないんですが、まずは組織そのものをしっかりと強くすることに力を入れて、足元を固めています。
まとめると、今後の展開としては「組織をより強く、そして大きくしていきたい」という方向性で動いていくという感じですね。
ありがとうございます。組織の拡大、店舗の拡大ですね。
今後さらに事業を拡大していくためには、眞部さんの頭の中のキャパシティを少しでも空けて、今後の展開に専念していただくことが大切だと思っています。
URAKATAでは、組織図の作成のお手伝いも可能ですし、店舗のPOP作成などのデザイン業務もまるごとお任せいただけます。
たとえば新しい店舗をオープンされる際には、そのご案内チラシの作成なども対応可能ですので、そういった場面でもぜひご活用いただければと思っております。
はい。ありがとうございます。
URAKATAを検討している方へ
最後に、URAKATAを検討されている方に向けて、一言メッセージをいただけますでしょうか？
本当にすごく良いサービスで、自分の仕事がグッと楽になり、そのぶん新しいことにも挑戦できるようになりました。
もし導入を迷われている方がいたら、「これは導入一択です！まずやってみてください。」とおすすめしたいです。
ありがとうございます！
社長様がコア業務に専念できるように、ぜひURAKATAに事務作業や雑務を丸ごとご依頼いただければと思います。
本日は、合同会社eNの眞部さんにお越しいただきました。貴重なお時間をいただきありがとうございました。
オンラインで行えるバックオフィス業務は
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