数字入力の外注でSVの月末ストレスがなくなりました|株式会社アユザック

よろしくお願いします。

現在、全国70店舗のセルフホワイトニング専門店「ホワイトニングカフェ」のフランチャイズ本部を運営しています。私はその中で、SV（スーパーバイザー）業務と開業支援を担当しています。

LISH代表の吉田さんがホワイトニングカフェ熊本店と盛岡大通店を運営されていて、「SV業務も忙しそうだから使ってみたら？」と声をかけていただいたことがきっかけです。

少しだけ他社サービスも検討しましたし、自社で事務スタッフを採用することも考えました。

サービスが始まったばかりだったので、柔軟に対応してもらえるかなという期待がありました（笑）。また、もともと吉田さんとコミュニケーションを取っていたので、私の業務内容を理解していただいていて、引き継ぎもしやすいだろうと思ったことも大きかったですね。

私の担当だけでも直営店が30〜40店舗あります。毎週・毎月、各店舗の売上や細かい数字を集計・整理する作業に多くの時間を使っていて、「数字を入力すること」が目的になってしまっていました。

本来であれば、その数字をもとに加盟店へアドバイスやサポートをすることがSVの役割ですが、入力作業に追われて十分な支援ができていなかったんです。

そこで数字の集計や整理をURAKATAにお願いすることで、私は分析や加盟店へのサポートに集中できるようになりました。

加盟店や直営店の売上データをフォーマットへ入力する業務と、月末の売上データを分析しやすい形へ整理してもらっています。

私がすぐ分析できる状態まで整えてもらえるので、とても助かっています。

20時間をフルに活用しています。

主にChatworkを使っています。最初の1〜2か月はやり取りも多かったですが、今はほとんど私から連絡することはありません。

定期的に、業務進捗・完了報告・確認事項を報告していただき、必要な部分だけ私が対応する流れになっています。

「まだ終わっていませんか？」と進捗確認をすることもなく、自動化されているような感覚ですね。

ストレスを感じたことはありません。

途中で担当者が変わりましたが、引き継ぎもスムーズでしたし、どちらの担当者も非常にコミュニケーションが上手でした。

私が抱えている課題をしっかり深掘りしてくれますし、自分だけで判断せず、社内の詳しいスタッフへ確認したうえで改善案まで提案してくれるので、とても心強いですね。

私が行っている業務全体を見てもらった上で、「この業務は巻き取れますよ」「この部分は自動化できますよ」という提案をもっといただけるとうれしいです。

自分では気づけない改善点もあると思うので、そういった提案型のサポートには期待しています。

そうですね。即時対応ですかね。数字関連の業務で期限を翌日の午前中にできるような体制があるととても嬉しいです。

そうですね。

最初の1〜2か月は、業務内容や欲しい成果物を説明する時間が必要だったので大変でした。

ただ、自社スタッフへ引き継ぐ場合のように、一から教育する必要がなかったことは大きかったですね。

「できること」「難しいこと」をはっきり伝えてもらえますし、必要であればすぐZoomで打ち合わせをして方向性を決められたので、とても進めやすかったです。

一番大きいのは気持ちが楽になったことです。

以前は月末・月初になると、全店舗の数字を整理する作業だけでかなり時間を取られていました。

今はその作業がなくなったので、加盟店と向き合う時間を増やせるようになりました。

SVとして本来やるべき仕事に集中できるようになったことが、一番大きな変化ですね。

個人事業主から利用できるサービスだと思います。

経営者は売上を作ることに集中したいと思いますが、経理や領収書管理、入出金確認などのバックオフィス業務はどうしても発生します。

そういった業務をURAKATAへ任せることで、本来やるべき仕事へ時間を使えるようになります。

また、フランチャイズ本部のSVやトレーナーなど、加盟店とのやり取りが多い仕事にも非常に相性がいいサービスだと思います。

ホワイトニングカフェは、年内100店舗を目標に店舗展開を進めています。

店舗数が100店舗、200店舗と増えるほどバックオフィス業務も増えていきますが、人を採用すると教育にも時間とコストがかかります。

そのため、今後も社内でURAKATAへ任せられる業務を増やしながら、最小人数で最大の成果を出せる組織を目指していきたいと考えています。

ご利用されているのは、店舗を運営されている企業様が多いですよね？

店舗ビジネスを運営されている企業には特におすすめです。

店舗運営に必要な数字やフォーマットについても理解されていますし、経理など細かな業務まで安心してお願いできます。

何より、スタッフの皆さんがとても親身に話を聞いてくれるので、安心して相談できます。

他社のオンラインアシスタントサービスへ依頼するよりも、業務を理解したうえで伴走してくれる安心感がありますので、ぜひ多くの方に利用していただきたいですね。

ありがとうございました！