業務代行サービス活用で事務作業を50％削減！｜合同会社DICE KEY

よろしくお願いします。

事業としては、

• お弁当店「ほっかほか亭」
• 買取専門店・ボイストレーニング＆ダンススクール「NAYUTAS」
• アイラッシュサロン「elua」
• 24時間無人ホルモン直売所のお肉の小売事業

を主に展開しています。

会社の代表として、意思決定や銀行・税理士など各方面との打ち合わせを担当しています。

また、新店舗オープン時の立ち上げも担当しており、軌道に乗った後はスタッフや従業員へ任せる形です。もちろん、既存店舗のマネジメントも行っています。

もともと、URAKATA代表の吉田さんとは「NAYUTAS」のオーナーつながりでご縁があり、X（旧Twitter）でも存じ上げていました。

その後、吉田さんが「URAKATAというサービスを開始します」とXで発信されているのを見て、「いいな」と思い、問い合わせをしました。

一番の決め手は、パソコンでできるバックオフィス業務をまるごと引き受けてもらえる点ですね。

弊社の「NAYUTAS」は8月に3校舎目となる姫路校が開校しました。それまでは校舎長1人が2校舎のマネジメントとバックオフィス業務を担当していたのですが、3校舎目ができて仕事量がかなり増えてしまいました。

「どこかにバックオフィス業務をお願いできないか」と考えていたタイミングで、URAKATAさんにお願いすることになりました。

いえ、まったくしていません。

代表の吉田さんとのつながりがあったので、そのままお願いしました。他社がどのようなサービスを提供しているのかも調べていませんでした。

導入初期なので仕方ないとは思いますが、打ち合わせの回数が想像以上に多いなという印象がありました。特にオンラインミーティングが思っていたより多かったですね。

オンラインミーティングの方が多かったですね。

特にありませんでした。

皆さん非常に優秀で、ヒアリング能力が高いと感じました。

こちらが言葉にしていないことまで意図を汲み取って会話を進めてくださるので、とても安心感がありました。理解が早い方が多い印象ですね。

最初は、生徒さんからの問い合わせメールを手動で返信してもらっていました。

ただ、「返信に時間を使うのはもったいない」と感じていたので、「Google Apps Script（GAS）で自動返信の仕組みを作れませんか」と相談したところ、対応していただけたんです。

その結果、自動返信ができるようになり、URAKATAさん側の工数も削減できました。本当に助かりました。

また、退会された方への一斉メール送信も自動化できるようになり、できることの幅が広がったと感じています。

現在は講師さんが少し不足しているため、他校のオーナーさんから「Instagramで音楽活動をしている方へDMを送って採用につながった」という話を聞き、講師さん候補になりそうな方のリサーチもお願いしています。

今はリサーチ段階なので、今後はDM送信までお願いしたいと考えています。

そうですね。現在URAKATAさんへお願いしている業務の8割くらいは、以前は校舎長が担当していました。

校舎長がバックオフィス業務で手いっぱいになっていたのですが、その業務をURAKATAさんに巻き取っていただいたことで、かなり身軽になりました。

その分、講師さんとコミュニケーションを取ったり、マネジメントに時間を使えたりするようになったのは、とても良かったですね。

NAYUTASでいうと、講師さんと直接コミュニケーションを取らないと進められない業務は、引き続き校舎長が担当しています。

そうですね。

NAYUTASでは生徒が校舎で自主練習をすることができます。

今後は、その自主練習に関する問い合わせ対応もURAKATAさんへお願いしたいと考えています。

例えば、「〇月〇日の〇時から1時間、自主練習で利用できますか？」という問い合わせがあった場合、本来は誰もいない時間帯でも、前後にレッスンが入っていれば講師さんが残っていることがあります。

その際に、「残れますか？」「少し早く来てもらえますか？」といった連絡は、日頃から講師さんとコミュニケーションを取っている人でないと難しいため、その部分は現在も校舎長が担当しています。

そうですね。いずれはお願いしたいと考えています。

バックオフィス業務に使う時間は、体感として半分以上は減っています。

特に講師さんの報酬計算は、校舎が増えるにつれて作業時間も増え、以前は2日ほどかかっていました。

それが今では自社で対応する必要がなくなったので、その時間をほかの業務に充てられるようになりました。

そうですね。

もう一つ良かった点があります。

以前は、報酬計算に必要なやり取りを校舎長と講師さんの間で行っていました。普段から密にコミュニケーションを取っているので、良い意味で少し関係性が近くなっていたんです。

そのため、提出期限を守らない講師さんもいました。

ところが、URAKATAさんという第三者から事務局として依頼が届くようになったことで、「締め切りを守らなければいけない」という意識が生まれたようで、期限どおりに提出してもらえるようになりました。

最初は引き継ぎ期間だったこともあり、思っていたより利用時間が多い印象でした。

ただ、運用に慣れてきた現在は、ちょうど良い利用時間だと感じています。

基本的にはLINEで、平日はほぼ毎日何かしらやり取りしています。

ただ、そのやり取りの8割くらいは校舎長が担当しています。

ログイン時の承認作業などで、こちらがすぐスマホを確認できない時に、「電話で対応できたらいいのに」と思うことは何度かありました。

ただ、チャットでのレスポンス自体にストレスを感じたことは、ほとんどありません。

一番は電話対応ですね。

あとは、夜も対応していただけるとありがたいです。

19時くらいまで対応していただけると助かります。

電話対応を実施する予定はありますか？

うちは業務によっては土日も対応していただいていますし、19時頃まで対応いただけるとさらにありがたいですね。

とはいえ、プログラミングまで対応していただいていますし、全体としては非常に満足しています。

ほかに改善してほしい点は特に思い浮かびません。

改善してほしい点を挙げるとすれば、グループLINEのアカウント名が「URAKATAアシスタント」となっていることですね。

少し機械的な印象があるので、人の名前になっている方が、よりやり取りしやすいと感じました。

NAYUTASとURAKATAの相性は、とても良いと感じています。

NAYUTASは遠方から運営しているオーナーさんも多く、パソコンで完結する業務が中心です。

そのため、URAKATAさんとの組み合わせは非常に相性が良いですね。

「1人の責任者＋URAKATA」という体制があれば、店舗展開もかなりスムーズに進められるというイメージを持っています。

まだ使いこなせていない部分もあり、「どのように活用できるのか」が十分にイメージできていません。

逆に、URAKATAさんからご提案いただければ、相性の良い事業が見つかるかもしれませんが、現時点では具体的なイメージは湧いていないですね。

独立1年目の方や、事務作業が追いつかなくなってきた方には、特におすすめしたいですね。

会社の規模が大きくなってからURAKATAへ移行すると、引き継ぎが大変になると思います。

そのため、規模が小さいうちから導入しておく方が、スムーズに運用できるのではないでしょうか。

最初は「単なるバックオフィス代行かな」と思っていました。

ですが、Google Apps Script（GAS）を使った自動化にも対応していただけるなど、単なる事務代行の枠を超えて、できることが非常に多いと感じています。

また、URAKATAさんとやり取りをする中で、こちらも指示の出し方を工夫したり、返信のタイミングを逆算して業務を進めたりするようになりました。

その結果、業務が円滑に回るだけでなく、経営者としてのマネジメント力やディレクション力も自然と身についていくと感じています。