雑務を手放してコア業務に集中できた｜株式会社ドリームアシスタント

よろしくお願いいたします。

株式会社ドリームアシスタントでは、YouTubeチャンネルの運営や飲食経営の学校の運営・管理を手がけております。

現在は、自身で手作業を行うというよりは、全体への指示出しやディレクションなどの統括業務を中心に担当しています。

ドリームアシスタントでの事業とは別に、「癒し～ぷ」というドライヘッドスパサロンのフランチャイズに加盟しているのですが、そのサロンの熊本店オーナーを務める御社の代表の吉田さんから直接URAKATAのサービスについてお伺いしたのがきっかけです。

自社の社員数が限られている中で、やるべき作業量が非常に多かったことが背景にあります。特に人員の入れ替わりが発生した際のマニュアル化や引き継ぎにかかる工数が大きな課題でした。

URAKATAを活用すれば社内での引き継ぎ作業を挟むことなく、スムーズに実務を委託できる点に魅力を感じて導入を決めました。

他社との比較は行っていません。フランチャイズの繋がりで知ったサービスだったため、そのままお願いすることを決めました。

社長の前田自身が経理の一部を行ったりしていました。

専任担当もいたのですが、役割分担が曖昧な部分があり、全体的に「何をやるべきか」がふわっとしたまま進んでいたため、明確な作業分担ができていない状態で業務を回していました。

見ていて感じていたのは、経理の入金・着金確認がかなりアナログだった点です。

メールで届いた請求書をGoogleドライブ等に手動で保管し、そこから一件ずつ着金や入金の照合・やり取りを行っていたため、確認のたびに相当な手間がかかっていました。

最初にZoomでキックオフミーティングを開いていただいたので、分からない点はその場で直接質問できました。

不安要素がなく、非常に分かりやすくスタートできました。

実は苦労したと感じる点はありませんでした。URAKATA側でヒアリングを行いながらマニュアル作成までサポートしていただけたからです。

「ここはURAKATAで作成します」「これは御社でご準備をお願いします」と明確に分担して進められたため、自社にマニュアルがない状態からでも非常にスムーズに稼働に乗せることができました。

経理関係に加えて、飲食経営の学校の受講生リスト収集や、数値データのレポート回収から集計・管理までをお任せしています。徐々に依頼できる領域を広げていただいています。

主にLINEのグループチャットで連絡を取り合っています。「URAKATAアシスタント」という共通アカウントを設置していただき、チーム全員で状況を確認できる仕組みになっています。

メンションを飛ばせば対応可能なスタッフの方が、毎日対応・返信してくれます。

月曜朝9〜10時頃から連絡が始まり、金曜夕方17時頃までスムーズに連絡が取れます。平日の日中帯にいつでも連絡が取れるため、日常の業務運営で困ることは全くありません。

一度だけ経理関係の情報で共有漏れがあった際、URAKATA内部での引き継ぎミスが原因だったことがあります。

しかし、指摘後はすぐに改善され、その後は安定して正確に対応していただいています。

効果ははっきりと現れています。固定タスクをまるごとURAKATAにお願いできたことでその分の時間が大きく空き、店舗スタッフは店舗運営に専念できるようになりました。

自分自身もルーティン作業から解放され、本当に集中すべき事業のコア業務に時間を使えています。

稼働時間は月20〜40時間ほどです。業務の負担感やストレスで言うと、30%〜40%ほど大幅にカットできた実感があります。

月末・月初の負担感が激変しました。以前は自分でレポートを集めて集計する作業に追われていましたが、現在は指示を出すだけで集計が完了します。

空いた時間で、重要度の高いタスクに着手できるようになりました。

導入当初は土日の受付対応がなかったのですが、土日対応のサービスが新たにスタートしたため、現時点で不満や要望は特にありません。

無理に社員数を増やすのではなく、URAKATAさんに任せられる業務は柔軟にお任せしながら、事業を成長させていきたいと考えています。

需要が拡大している飲食経営の学校などのコア事業に注力し、認知を広げていきます。

飲食店さんはまずおすすめです。

あとは小規模でこれから頑張っていこうと思っているスタートアップの社長さんや、人を雇うのは大変だけど、お願いしたい事務作業や固定タスクがある方におすすめしたいです。

人を雇うと教えるだけで1日2日かかってしまう作業を、URAKATAではタスク化・ルーティン作業で回すところまで遂行してくれます。

時間も1時間単位ではなく、分単位で細かく区切っていただけるのが大きなメリットだと思います。

社長がやるべき業務に集中し、そのほかは割り切ってURAKATAのようなサービスに任せた方が良い場合があると思います。

固定タスクがある飲食店様や小規模事業者の経営者様で、「自分がやった方が早い」・「バックオフィス業務を全て自分で抱え込んでいる」という方には特におすすめです。